Hypeconin järjestäminen

Hypecon järjestetään kesäkuussa, yleensä joko kesäkuun 2. tai 3. viikonloppuna – eli koulujen päättärien sekä juhannuksen välissä. Hypeconin ajankohta valitaan aina vuotta aikaisemmin ja tilavarausta tehdessämme tarkistamme aina, ettei päällekkäisiä con-tapahtumia ole samassa ajankohdassa.

Hypecon on kuitenkin conitealle käytännössä koko vuoden projekti; tulevan tapahtuman suunnittelu aloitetaan elokuussa. Elokuussa jaetaan conitealle vastuualueet, käydään läpi suurimmat muutokset tulevan tapahtuman osalta (esimerkiksi mahdolliset tilalliset muutokset tai kävijäpalautteen pohjalta tulleet päätökset) ja sovitaan aikataulut. Alkupuolella conitea järjestää keskimäärin kerran kuussa kokouksen Discordissa, jossa tapahtumaa suunnitellaan, tiedotetaan vastuualueiden etenemisistä sekä aikatauluista. Tapahtuman lähestyessä keväällä palaverit tihenevät ja pari viimeistä kuukautta palavereja on keskimäärin kahden viikon välein.

Hypeconia edeltävä viikko on kiireisin; tällöin kaiken pitäisi olla jo valmista, mutta viimehetken muutoksia tulee aina! Esimerkiksi ohjelmia saattaa peruuntua sairastapausten vuoksi ja postista juoksennellaan palkintoja, ohjelmalehtisiä sekä vänkäreiden paitoja. Kaupasta greenroomin ruoat sekä kahvilan raaka-aineet. Tapahtumaa edeltävänä perjantaina tapahtumapaikka rakennetaan; pöydät, kyltit, koristelu – Takomon lattialla näkyvät matot kannetaan joka vuosi erikseen sekä rakennetaan tekniikka Blackboxiin. Kahvilan henkilökunta leipoo.

Hypeconissa jokaisella on oma roolinsa, jota conitealaiset sekä vänkärit täyttävät päivän ajan. Tekeminen ei kuitenkaan pääty tapahtuman ovien sulkeuduttua; tilat pitää myös purkaa ja siivota! Kävijöiden poistuttua conitea ja vänkärit keräävät vielä voimansa ja pyrkivät mahdollisimman tehokkaasti korjaamaan tilat sen näköisiksi, että maanantaina tilojen muut käyttäjät eivät voi edes aavistaa, että tuhansien ihmisten tapahtuma on juuri purettu tiloista.

Seuraavalla viikolla järjestetään conitean ja vänkäreiden kiitospäivä, jossa herkutellaan, pelaillaan sekä käydään läpi kävijäpalautetta.

Hypeconin järjestäminen on heinäkuun tauolla.

Hypecon on conitean ja Hyvinkään nuorisopalveluiden yhteinen projekti; nuorisopalvelut ovat alusta asti olleet tiiviisti mukana ja tämän kautta mahdollistanut tapahtuman pääsymaksuttomuuden sekä ikärajattomuuden, jotka ovat perusarvot myös tulevaisuudessa.

Tapahtuman pääjärjestäjinä toimivat Jenni sekä Mika nuorisopalveluilta. Jenni toimi animekerho Onigirin kerho-ohjaajana, jossa Hypecon aikoinaan ideoitiin ja tämän kautta ollut alusta asti conitean yhteyshenkilö ja tapahtuman koordinoinnissa ensisijaisena vaikuttajana. Mika on alusta saakka toiminut pelipuolen sekä resurssien puolella ykköshenkilönä oltuaan Warhammer-kerhon ohjaajana ja nykyiseltään nuorisopalveluiden esihenkilönä. Sekä Jennin että Mikan taustat ovat vahvasti harrastuksen puolella, joten työn ja oman harrastuksen yhdistäminen on mahdollistanut paljon Hypeconin järjestämisessä resurssien osalta. Kaupungin mukana olo tuo resursseihin paljon pelivaraa, jota ilman olisi liki mahdoton tehdä näin suurta tapahtumaa pääsymaksuttomana.

Jennin rooli pääjärjestäjänä on koordinoida “koko tapahtuma”; tietää kuka tekee mitäkin, millä aikataululla ja tarvittaessa auttaa sekä tehdä viimekädessä päätöksiä. Jenni toimii vahvasti yhteistyössä conitean kanssa ja järjestää kokoukset sekä on yhteyshenkilö tapahtuman osalta. Tarvittaessa Jenni paikkaa tyhjäksi jääviä työtehtäviä (esim. osana vuonna ohjelmavastaavan hommat tai myyntisalivastaavan hommat) ja tekee päätökset yhdessä conitean kanssa.

Mikan rooli pääjärjestäjänä on vastata tiloista, pelipuolen ohjelmasta sekä yhteistyöstä kaupungin puoleen. Resurssien kanssa Mika pystyy tekemään viimekädessä päätökset sekä muun yhteistyön kaupungin kanssa (tilat, näkyvyys kaupungin mediassa, kaupungin osuus tapahtumassa). Mika vastaa myös pelipuolen sisällöstä; ohjelmasta sekä toteutuksesta hänen oman harrastuspohjansa nimissä.

Conitea tarkoittaa vapaaehtoisista koostuvaa, tiivistä ydinryhmää, joka järjestää Hypeconia. Conitea osallistuu Hypeconin tekemiseen ympäri vuoden aktiivisesti suunnittelutyöskentelystä tekemiseen ja tapahtumapäivän purkuun saakka.

Coniteassa on vuosittain pientä vaihtuvuutta; osa on ollut mukana alusta saakka ja liki vuosittain coniteaan on liittynyt myös uutta väkeä! Coniteaan osallistuminen on siinä määrin sitouttavaa, että elokuussa jaetut vastuut (oman vastuunsa saa valita itse) on tarkoitus toteuttaa sen vuoden tapahtuman aikana. Kuitenkaan kaikkea ei pysty ennustamaan ja tämän vuoksi tarvittaessa tehtävistään pystyy luopumaan myös kesken Hypecon-kauden ottamalla yhteyttä pääjärjestäjä Jenniin.

Conitealaisen vastuualue määräytyy oman kiinnostuksen pohjalta ja sen suuruuteen pystyy itse vaikuttamaan. Esimerkiksi ohjelmavastaavan sekä vänkärivastaavan roolit ovat isoja ja vaativat aktiivista vuorovaikutusta Hypeconiin osallistuvien tekijöiden kanssa, ja taas somevastaavuus vaatii viikottaista ja aktiivista tekemistä tiedotuksen puolella. Pienempiä rooleja ovat esimerkiksi aktiivivänkärin rooli, jossa osallistutaan palavereihin suunnittelun osalta ja toimitaan tapahtumapäivänä vänkärin tehtävissä.

Työtehtäviä conitealla on monipuolisesti ja osaan tehtäviin otetaan parikin vastaavaa tekijää. Jokaiselle riittää tekemistä oman vahvuutensa ja kiinnostuksen pohjalta, sekä myös “harjoittelevan” rooliin pääsee vastuussa olevan conitealaisen pariksi.

Coniteaan ovat tervetulleita kaikki kiinnostuneet ja ottamalla yhteyttä hypecon@hypecon.net saa lisätietoa sekä linkin suunnitteluryhmäämme Discordissa.

Ohjelma Hypeconissa määriytyy ohjelmapitäjien mukaan. Ohjelmahaku on avoin kaikille, ja vuosittaisista teemoista huolimatta ohjelmaan pyritään ottamaan kaikki hakijat mukaan – teeman tarkoitus on tarvittaessa antaa inspiraatiota ohjelman aiheita varten.

Ohjelmanpitäjiksi Hypeconiin pääsee niin ensikertalaiset kuin kokeneemmatkin ohjelmapitäjät, joiden yhteyshenkilönä ensisijaisesti toimii ohjelmavastaava.

Osa ohjelmista pyritään toteuttamaan joka vuosi (esim. AMV-kilpailu, Cosplay-kilpailu sekä HypeCafé), mutta muutoin ohjelma koostuu ohjelmapitäjien pohjalta. Ohjelmaa voi toivoa, ja suosituimpiin ohjelmatoiveisiin pyrimme etsimään ohjelmapitäjiä.

Ohjelmapitäjäksi kannattaakin rohkeasti hakea jos on mielessä ohjelma, minkä toivoisi Hypeconissa näkevänsä, mutta ohjelmalle ei näytä löytyvän muutoin tekijää! Ohjelmakieli määräytyy ohjelmapitäjän mukaan.

Ohjelmien osalta rajoitteita ovat tapahtuman ikärajattomuus – tapahtumassa ei ole lainkaan k18 ohjelmaa (mutta ikäsuositukset k13 sekä k16 ovat käytössä tarvittaessa) eikä poliittisesti kantaa ottavaa. Politiikasta voi ohjelmassa puhua, esimerkiksi jonkin tietyn animen poliittisia teemoja voi hyvinkin käsitellä – mutta poliittisesti sitoutunutta tai avoimen kantaa ottavaa ohjelmaa ei Hypeconissa järjestetä. Sama periaate on myös uskontojen osalta. Näistä voit tarvittaessa kysyä lisää suoraan Hypeconin ohjelmavastaavalta tai pääjärjestäjiltä!

Vuosittain Hypeconiin haetaan vapaaehtoista työvoimaa, eli vänkäreitä tapahtumaan. Vänkärin rooli on ensisijaisesti toimia tapahtumassa apuna, ja ilman vänkäreitä Hypeconia ei pystyttäisi järjestämäänkään! Vänkärit osallistuvat tapahtuman kokoamiseen, tapahtumapäiviin sekä purkuun. Vänkäreille tarjotaan kiitokseksi tapahtumapäivänä greenroomin ruokatarjoilu sekä Hypeconin t-paidat.

Usein kohtaamme pohdinnan siitä, miksi ilmaistapahtumaan kannattaa liittyä vänkäriksi kun sisäänpääsy tapahtumaan on kuitenkin ilmainen? Äkkiseltään tulee ajatelluksi, että pääsee pienemmällä vaivalla kun ei ilmottaudu tapahtumaan työntekijäksi vaan pääsee kävijänä ihmettelemään paikkoja kaikessa rauhassa. Tämä onkin osalle oikea päätös ja sen vuoksi tapahtuman järjestäminen pohjautuu täysin vapaaehtoisuuteen. Mutta moni vänkärinä toiminut on kehunut ja ollut erittäin tyytyväinen siitä, että pääsee näkemään tapahtuman myös järjestävän tahon puolelta!

Vänkäröinti on yhteisöllinen kokemus, jossa pääsee näkemään miltä tapahtuman järjestäminen näyttää ja mitä yksityiskohtia siihen kuuluu – kävijät harvoin huomaavatkaan miten monia töitä vänkärit tekevät onnistuneen con-tapahtuman taustalla. Vänkäröidessä pääsee myös tutustumaan harrastajaporukkaan con-tapahtumien järjestäjäpuolella hyvin, sekä osaksi Hypeconin yhteisöä. Greenroom on ruokatarjoilun lisäksi vapaaehtoisten hengähdystila, jossa on rauhallinen tunnelma con-huuman keskellä pysähtyä juttelemaan muiden järjestäjien kanssa.